Die zeitliche Planung Ihrer Fachübersetzungen

Wir leben in merkwürdigen Zeiten. Der Wirtschaft geht es gut, heißt es. Die Auftragsbücher seien voll – nicht zuletzt dank einer globalisierten Welt, die uns ermögliche, unsere Märkte zu erweitern und Handelsbeziehungen bis in die entlegensten Ecken des Planeten zu knüpfen. Manches Unternehmen liest solche Zeilen mit gemischten Gefühlen. Tatsächlich wird parallel zu diesen optimistischen Nachrichten der Kostendruck immer höher und die Notwendigkeit, zu sparen, immer spürbarer. Unliebsame Ausgaben sind in dieser Rechnung nicht zuletzt Übersetzungen: Gefühlt haben sie nur bedingt etwas mit der Herstellung und dem Vertrieb der Produkte oder Dienstleistungen zu tun, und so stellt sich schnell die Frage, ob und in welchem Umfang sie wirklich notwendig sind. Wir helfen hier konkret, diese Frage zu beantworten.

Warum es ganz ohne Übersetzungen nicht geht

Eben jene Globalisierung, aber auch die Digitalisierung und das Internet haben unseren geschäftlichen Spielplatz einerseits geographisch auf die Dimension des gesamten Planeten ausgedehnt, andererseits ein Paradox geschaffen: Grenzenlos sind auch der Wettbewerb und die Vergleichbarkeit geworden. Infolgedessen müssen Angebote und Portfolios schneller angepasst werden, werden gleichförmiger und für den Kunden undurchschaubarer, verlieren allzuschnell ihre Einzigartigkeit und laufen Gefahr, austauschbar zu werden. Dies führt wiederum dazu, dass Unterscheidung und Entscheidung oft einzig und allein über den Preis erfolgen – Dumpingverhältnisse werden unvermeidlich. Ein Weg aus diesem Dilemma ist der Aufbau eines Mehrwerts, der den Kunden überzeugt. Ob im B2B oder im B2C – die Qualität der Kommunikation spielt hier eine ausschlaggebende Rolle. Dies bedeutet, dass Unternehmen dem Kunden aktiv entgegenkommen müssen – unter anderem und vor allem mit hochwertigen Texten in der Zielsprache, die sowohl eine Imagefunktion übernehmen, als auch bewusst demonstrieren, dass das Auslandsgeschäft ernstgenommen und in allen Aspekten professionell betrieben wird.

Damit das Übersetzungsbudget nicht zur Kostenfalle wird

Hierbei stellt sich jedoch das Problem des Kosten-/Nutzen-Verhältnisses. Unternehmen müssen heute erwägen, welche Übersetzungskosten sie einerseits tragen können, ohne dass dies Preiskalkulation und Gewinnmarge in Frage stellt oder gar langfristig zu einem Liquiditätsproblem führt, welche sie andererseits in Kauf nehmen müssen, um das Geschäft in Kategorien von Akquise und Kundenbindung nicht zu gefährden. Ähnlich wie im Bereich der Marketingkosten gilt es in den Übersetzungsausgaben darum, den Spagat zwischen „müssen“ und „können“ erfolgreich und sicher auf den Boden zu bringen.
Natürlich lässt sich zum einen das Übersetzungsbudget steuern, und eine gute Auftragsplanung im Dialog mit der Übersetzungsagentur ist ein erster Schritt. Ein weiterer Denkansatz ist aber die zeitliche Streuung Ihrer Übersetzungskosten – denn nicht alle Texte, die Sie für Ihr internationales Geschäft verwenden werden, benötigen Sie wirklich sofort und gleichzeitig.

Die dringendsten Texte für Ihr Auslandsgeschäft

Ob Sie gerade einen Start-up gegründet haben oder Ihre internationalen Aktivitäten ausweiten möchten – einige Texte sollten Sie vom ersten Tag an in der Übersetzung zur Verfügung haben.
Hierzu zählen in erster Linie rechtlich relevante Texte wie Impressum, AGB und Datenschutzerklärung – nicht zuletzt, weil sie im europäischen Raum abmahnfähig werden können.

Selbstverständlich haben die Texte für Ihre Website ebenfalls oberste Priorität. Achten Sie darauf, dass keine Links zu einer nicht übersetzten Seite führen. Vollständige Produktbeschreibungen in allen Zielsprachen sind in Ihrem Online-Shop keine Option, sondern ein Muss.

Vergessen Sie nicht, dass für Produkte, die Sie im B2C im Internet vertreiben, der Kunde verständlicherweise auch erwartet, zusammen mit seinem Wunschartikel gegebenenfalls die entsprechende Bedienungs-, Aufbau- und Pflegeanleitung zu bekommen!

Weitere dringende Online-Texte für Ihre internationalen Geschäfte

Zu den Texten, denen Sie in Ihrem Übersetzungsbudget eine hohe Priorität beimessen sollten, gehört Material, das Ihre Homepage inhaltlich ergänzt und zu dem sie verlinkt. PDFs, die Sie zum Download anbieten, sollten idealerweise zusammen mit der Website übersetzt werden und sofort zur Verfügung stehen, damit potentielle Kunden, die zusätzliche Informationen benötigen, die Website nicht enttäuscht verlassen. Ist dies aus Budgetgründen zunächst utopisch, sollten Sie dies zumindest so schnell wie möglich nachholen.

Hohe Priorität: Übersetzung Ihrer kaufmännischen Grundtexte für eine größere zeitliche und finanzielle Flexibilität und eine höhere Wettbewerbsfähigkeit

Ebenso sollten Sie rasch alle Texte übersetzen lassen, die Sie im Alltag für die Durchführung und den Ausbau Ihres Auslandsgeschäfts benötigen werden – namentlich also alle kaufmännischen Unterlagen. Auch wenn jede Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Kunden individuell ist, gibt es jedoch immer einige Basistexte, die Sie grundsätzlich verwenden und die Sie vorab übersetzen lassen können: Standardtexte für Angebote und Antworten, Rechnungsformulare, aber auch Grundtexte für Verträge der Herstellererklärungen und Garantiebedingungen gehören dazu.

Kaufmännische Texte frühzeitig übersetzen zu lassen, hat viele Vorteile.
Zum einen sparen Sie später Zeit und können sich Interessenten gegenüber als agil und reaktiv im Dienste des Kunden positionieren. Ihr Unternehmen wirkt durch eine prompte Reaktion sympathischer, kundenfreundlicher, seriöser, im internationalen Geschäft erfahrener. Diese Übersetzungen griffbereit zu haben ist also durchaus ein Imagefaktor und ein Unterscheidungsmerkmal.
Außerdem können Sie so schneller sein als mancher Konkurrent und sich einen zeitlichen Wettbewerbsvorsprung sichern. Dank CAT-Tools wird es Ihrer Übersetzungsagentur zudem später möglich sein, diese Grundtexte unverzüglich und unkompliziert um die jeweils individuellen Variablen zu ergänzen oder zu ändern. Sie bekommen Ihre Übersetzung angepasst und redigiert zurück. Und auch wenn die Bearbeitung im einzelnen Fall dringend ist, weil Sie einen Auftrag unbedingt bekommen möchten, müssen Sie keinen Eilzuschlag befürchten, wenn ein Großteil des Textes bereits vorliegt. Unter Umständen müssen Sie nur noch wenige Wörter oder einen kleinen Mindestbetrag zahlen.

Offline-Texte lassen sich leicht fest einplanen

Marketing-Unterlagen auf Papier etwa, wie Imagebroschüren, PR-Texte, umfangreiche Kataloge, erlauben durchaus eine mittelfristige Planung.
Unternehmen – ob im Bereich der Industrie, der Architektur oder des Handwerks –, die regelmäßig  an Ausschreibungen teilnehmen, können ihre Projektporträts nach und nach übersetzen lassen und auch inhaltlich innerhalb ihrer Präsentationsunterlagen die Texte priorisieren, die ihr im Ausland angestrebtes Image besonders gut unterstreichen.
Eine gute Übersetzungsagentur kann Sie in dieser Hinsicht beraten und Ihnen helfen, die Texte auszusuchen, die für Ihren Erfolg im Zielland besonders wichtig sind und vorrangig übersetzt werden sollten.

Besonderheit: die zeitliche Planung technischer Übersetzungen

Für technische Texte wie Betriebsanleitungen, Bedienungshandbücher, Wartungsanleitungen, Schalt- und Einbaupläne und Technische oder Sicherheitsdatenblätter können zwei Strategien sinnvoll sein.

Grundsätzlich ist es immer wünschenswert, alle Unterlagen zu einer Maschine oder Anlage in allen Zielsprachen zur Verfügung zu haben, sobald das Produkt auf dem Markt ist, damit die Auslieferung im Zielland nicht verzögert wird oder gar ohne die entsprechende Dokumentation erfolgen muss.
Andererseits ist eine systematische Übersetzung aller technischen Unterlagen unter Umständen nur dann wirtschaftlich, wenn das Auslandsgeschäft in Menge und Häufigkeit bereits so etabliert, planbar, regelmäßig und umfangreich ist, dass kein Zweifel an dem möglichen Absatz besteht, oder wenn ausgerechnet der Ausbau der geschäftlichen Beziehungen zu einem bestimmten Zielland die Unternehmensstrategie gerade bestimmt.
In einigen Fällen kann die Übersetzung technischer Unterlagen ausschließlich zu gegebener Zeit anlässlich eines konkreten Projekts die bessere Wahl sein. Damit dies für Sie weder unnötigen Stress noch zusätzliche Kosten mit sich bringt, denken Sie daran, Ihren Übersetzungsauftrag rechtzeitig zu erteilen und dem Übersetzer wenn möglich entsprechendes Material zukommen zu lassen.

Die Wahrheit ist, dass alle Texte, die Sie in Ihrem Inlandgeschäft benötigen, auch für Ihr Auslandsgeschäft wichtig sein werden – und natürlich werden Sie sie übersetzen lassen müssen. Aber wünschenswert und notwendig bedeutet nicht immer sofort möglich – der Kosten- und Zeitaufwand muss zu verantworten sein.

Positiv ist, dass es eine Reihe von Texten gibt, die Sie erst nach und nach übersetzen lassen können. Sie können hier Ihre Übersetzungsprojekte gezielt planen, ein Budget reservieren und eine entsprechende Rücklage bilden, oder einen unerwarteten Gewinnüberschuss nutzen, um sie in Auftrag geben.

Wir helfen Ihnen gerne dabei, den Überblick zu behalten und Ihre Übersetzungsausgaben maßvoll und gezielt zu planen. Wir haben für Sie eine übersichtliche Tabelle von Textarten und Dringlichkeitsstufen zusammengestellt, die Sie in unserem Info-Bereich als PDF kostenlos herunterladen und als Checkliste verwenden können. Und selbstverständlich beraten wir Sie sehr gern.

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