Kommunikation entscheidend bei einem Übersetzungsauftrag

3 einfache Wege für mehr Effizienz im Übersetzungsauftrag.

Übersetzungen werden oft als notwendiges Übel betrachtet: Sie kosten Geld, Zeit, zuweilen auch Nerven – ein Grund mehr, sich über Mittel und Wege Gedanken zu machen, um sie effizienter zu gestalten. In unserem letzten Blogeintrag haben wir bereits die verschiedenen Elemente angesprochen, die für einen gelungenen Übersetzungsauftrag unerlässlich sind und qualitativ eine entscheidende Rolle spielen. Neben diesen „Zutaten“ gibt es aber auch eine Reihe weiterer nützlicher Routinen und Utensilien, die den Arbeitsvorgang deutlich vereinfachen und beschleunigen können.

1. Bevor es zu spät ist: Sprechen kann helfen

Nicht nur Seelsorger und Therapeuten sind dieser Meinung. Der Dialog zwischen Kunden und Agentur im Vorfeld des Auftrags sollte mehr umfassen als die bloße kaufmännische Verständigung über Preis und Lieferzeit. Nicht zuletzt deshalb ist eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit einer Agentur, die nicht bloß aus einer Internet-Adresse und einem Antwort-Algorithmus zur Berechnung eines Kostenvoranschlags besteht, sondern mit einem persönlichen Ansprechpartner auf Ihre Anforderungen und Bedürfnisse eingehen und Sie im richtigen Augenblick konkret und kompetent beraten kann, ein erster Schritt zu einem gelungenen und effizienten Ergebnis. Die Aufgabe der Agentur ist es nicht nur, den für Ihr Projekt optimalen Übersetzer auszusuchen: Sie übernimmt für Sie in der wichtigen Vorbereitungsphase sozusagen das Denken. Sie teilt Ihnen mit, welches Material Sie in welcher Form und welchem Format zur Verfügung stellen könnten, damit Ihr Text schnell, reibungslos und kostengünstig übersetzt werden kann. Sie nimmt eventuelle Probleme vorweg, die erfahrungsgemäß zu erwarten sein könnten, und trägt so dazu bei, dass sie gar nicht erst entstehen. Es spart Zeit, Geld und Nerven.

2. Bevor die Arbeit beginnt: Datei ist nicht Datei

Dass der Ausgangstext dem Übersetzer als Datei zur Verfügung gestellt wird, ist im 21. Jahrhundert längst eine Selbstverständlichkeit. Doch können Dateityp und -qualität einen großen Einfluss auf die Bearbeitung des Übersetzungsauftrags haben.

Die Datei, die Sie dem Übersetzer zur Verfügung stellen, sollte idealerweise ohne weitere Vorarbeiten überschreibbar sein. Alle Texte, die in einem gängigen Textverarbeitungs- oder Präsentationssystem (.docx, .xlsx, .ppt, .rtf) entstehen, entsprechen diesem Kriterium. Die heutigen Programme, die gemeinhin als CAT-Tools bezeichnet werden, können zudem eine Vielzahl von Dateiformaten wie IDML lesen. Wird der Text aber aus einem anderen Format heraus (etwa aus einer PDF-Datei) in ein Textverarbeitungsprogramm – gewissermaßen gewaltsam – hineinkopiert, ist nur bedingt von einer überschreibbaren Datei die Rede: Verbleiben wie zu Schreibmaschinenzeiten Absatzmarken am Ende einer jeden Zeile und wird der Text- und Schreibfluss so unterbrochen, geht Zeit unnötig verloren – nicht nur für den Übersetzer, sondern auch, wenn Sie in mühevoller Handarbeit den Text wieder in sein ursprüngliches Format zurückbringen müssen.

Gescannte Seiten oder Textfotografien sind wiederum keine überschreibbaren Dateien – sie setzen voraus, dass der Übersetzer anhand eines Ausdrucks arbeitet oder eine Texterkennungs- und -umwandlungssoftware verwendet, um einen überschreibbaren Text zu erhalten. In beiden Fällen bedeutet dies mindestens zwei und oft mehr zusätzliche Arbeitsschritte, die Ihrem Projekt schlicht im Wege stehen.

3. Bevor jemand fragt: Übersetzer haben keine Kristallkugel

Wenn Sie über eine firmenintern festgelegte Terminologie, ein Corporate Wording oder über viele Aktenschränke voller Fachmaterial oder bisheriger Übersetzungen verfügen, teilen Sie es vorab dem Übersetzer mit, denn ahnen oder gar wissen kann er es nicht. Selbstverständlich gehört es zu seinen Aufgaben, alle Rückfragen zu stellen, die für seine Arbeit notwendig sind. Jede Rückfrage aber unterbricht – oft unnötig – den Bearbeitungsprozess und kann schlimmstenfalls die Deadline gefährden. Teilen Sie Agentur und Übersetzer alles mit, was für Ihr Projekt von Bedeutung sein könnte, kann die Arbeit entspannter, schneller und gezielter erfolgen.

Letztlich lässt sich das, was die Effizienz eines Übersetzungsauftrags ausmacht, mit einem einfachen Mittel entscheidend verbessern – das interessanterweise auch inhaltlich jeder Übersetzung innewohnt: Kommunikation. Reden Sie mit Ihrer Übersetzungsagentur. Fragen Sie nach den Formaten, die Ihnen und dem Übersetzer gleichermaßen eine schnelle und einwandfreie Umsetzung ermöglichen. Erzählen Sie von Besonderheiten Ihres Anliegens, Vorgaben und Wünschen. Bringen Sie in Erfahrung, was zu einer optimalen Abwicklung Ihres Projekts beitragen könnte.

Damit Sie Ihre Übersetzungsaufträge künftig als konstruktiven und lohnenden Teil Ihrer Arbeit empfinden, und nicht mehr als lästiges Übel betrachten müssen.

Mit guter Kommunikation zu gutem Gelingen.

Bild: Unsplash.com – Matthew Fournier – Thank You – Merci – Gracias