Budget für Übersetzung rechtzeitig planen

Seien wir ehrlich: Unternehmen genießen es, grenzenübergreifend lohnende Geschäfte machen zu können, doch der süße Geschmack des internationalen Erfolgs hat für viele eine bitter-saure Beinote: Übersetzungen kosten Geld. Nicht selten wird deshalb vergessen, dass sie den Schlüssel zu Märkten und Kunden sind, und die Balance zwischen Nutzen und Ausgaben wird meistens kritischer beäugt, als es beim Einkauf von Rohstoffen und Werkzeugen der Fall ist. Gefühlt sind Übersetzungen immer teuer – immer zu teuer. Doch es gibt Mittel und Wege, die Übersetzungskosten übersichtlich und tragbar zu halten. Wir erklären heute, welche Ansätze sinnvoll sind und welche lieber vermieden werden sollten.

Lassen sich Übersetzungskosten gänzlich vermeiden?

Es gibt zwei Möglichkeiten, um zu versuchen, Übersetzungskosten ganz und gar zu umgehen.

Die erste ist es natürlich, auf eine jener kostenlosen Software zurückzugreifen, die im Internet für alle zugänglich in Sekundenschnelle vermeintlich durch einfache Eingabe in ein Textfeld eine Übersetzung liefern sollen. Doch wer es einmal versucht hat und vielleicht sogar im guten Glauben das so entstandene Ergebnis tatsächlich verwendet hat, weiß, dass dies kein wirklich zielführender Weg ist – wir haben es in diesem Blog schon angesprochen.

Inhouse-Übersetzungen sind ebenfalls eine Erwägung wert, allerdings ist diese Lösung für Kleine und Mittlere Unternehmen abwegig. Einen Fachübersetzer fest einzustellen ist nur dann wirtschaftlich angebracht, wenn zum einen das tägliche Textaufkommen in der jeweiligen Sprache dauerhaft enorm hoch, zum anderen die Anzahl der Zielsprachen auf eine oder zwei begrenzt ist. In der Praxis ist dies in der globalisierten Geschäftswelt und angesichts der ständigen Erweiterung potentieller Märkte außer – wenn überhaupt – für die größten Weltkonzerne zunehmend unrealistisch.

Fremdsprachenkorrespondenten, leidlich zweisprachige Bürokräfte, Praktikanten oder Studenten mit wichtigen Übersetzungsaufträgen zu betrauen,  ist übrigens keine Alternative, über die Sie ernsthaft nachdenken sollten. Sie sind bei allem Respekt für ihre jeweilige Qualifikation, ihr Engagement und ihren guten Willen keine ausgebildeten Fachübersetzer und können diese Aufgabe schlicht nicht qualitativ befriedigend erfüllen.

Besser: Das Übersetzungsbudget steuern.

Tatsächlich sind Sie dem finanziellen Aufwand, den die Übersetzung Ihrer Unterlagen verursacht, nicht auf Gedeih und Verderb ausgeliefert, sondern können dazu beitragen, die Kosten angemessen zu planen und deutlich zu reduzieren. Der Gang zum Discounter ist dabei nicht, was wir empfehlen können – denn hier bedeutet „preiswert“ leider „billig“, und dies geht zu Lasten Ihres Images und Ihres Erfolgs.

Zeitliche und inhaltliche Planung Ihrer Übersetzungskosten.

Bereits in der Entwicklungsphase Ihres Projekts, zum Beispiel Ihrer Website, Broschüren oder Kataloge, sollten Sie nicht nur Grafiker und Texter einplanen, sondern auch überlegen, in wie vielen Sprachen Ihre Texte für Sie werben sollen. So lässt sich das Budget wohlerwogen aufteilen, damit die Übersetzung nicht aus finanziellen Gründen stiefmütterlich behandelt werden oder ganz wegfallen muss.

Dazu müssen Thema, Schwierigkeitsgrad und Volumen richtig eingeschätzt werden. Eine gute und lang ansässige Agentur kann Ihnen hier anhand ihrer Erfahrung zur Seite stehen und Ihnen einen aussagekräftigen und zuverlässigen Kostenvoranschlag zukommen lassen. An diesem Punkt Ihrer Projektplanung ist die konkrete Beratung durch die Agentur auch deshalb wichtig, weil diese durch ihren routinierten Umgang mit der Materie „Übersetzung“ Dinge bedenkt und anspricht, die leicht unbeachtet bleiben könnten. Bei der Übersetzung einer Website etwa wird oft vergessen, dass AGB, Download-PDFs, Datenschutzerklärung, Zertifikate, Herstellererklärungen und weitere rechtlich relevante Texte auch zum Textumfang gehören.

Senken Sie aktiv Ihre Übersetzungskosten.

Neben einer rechtzeitigen und adäquaten Planung gibt es Möglichkeiten, die Kosten zu reduzieren. Tatsächlich haben Sie viele Dinge selbst in der Hand: Mit einigen wenigen und einfachen Maßnahmen können Sie dazu beitragen, den Arbeitsaufwand, den Ihr Übersetzungsauftrag bedeutet, zu minimieren und damit die Kosten Ihres Übersetzungsprojekts gering zu halten.

Stellen Sie Informationen in zweckmäßiger Menge und Form zur Verfügung.

Jeder seriöse Übersetzer, der einen Kostenvoranschlag erstellt, berücksichtigt nicht nur die zu bearbeitende Textmenge, sondern plant dabei immer ein, wie viel Zeit er für Ihre Übersetzung benötigen wird. Themenbereiche mit einer extrem speziellen Terminologie, Einarbeitung in einen bereits vorgeschriebenen Duktus, komplizierte oder nicht überschreibbare Textformate werden mit einbezogen und tragen zur Preisgestaltung bei. Aufwändige Recherchen für Nischenbranchen, die Durchsicht alter Kataloge können die Kosten unnötig in die Höhe treiben.

Selbstverständlich ist es nicht nur konstruktiv, sondern auch absolut notwendig (insbesondere, wenn Sie eine Agentur zum ersten Mal beauftragen), dem Übersetzer Ihre firmeninterne Terminologie zur Verfügung zu stellen. Nur so kann er die Einheitlichkeit Ihres Firmenauftritts gewährleisten und in all Ihren Unterlagen für einen stimmigen Eindruck und eine eindeutige Kommunikation sorgen. Aus Kostengründen hilfreich ist es jedoch, dies in einer möglichst kompakten Form zu tun: Ein Glossar oder eine TM-Datei etwa sind deutlich nützlicher als ganze Umzugskartons voller alter Broschüren, durch die sich der Übersetzer unter Umständen mehrere Wochen durcharbeiten müsste, bevor er überhaupt die erste Zeile übersetzen kann.

Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass das Material, das Sie ihm überreichen, qualitativ wirklich einwandfrei ist. So vermeiden Sie Rückfragen – etwa im Falle einer im Laufe der Jahre angepassten oder uneinheitlich gewordenen Terminologie – und Nachbearbeitungen, die ebenfalls ein Kostenfaktor sein können.

Liefern Sie den Ausgangstext als überschreibbare Datei.

Es ist in der Übersetzungsbranche nicht anders als in Ihrer eigenen: Qualität und Form des Ausgangsmaterials sind für ein zügiges und erfolgreiches Arbeiten unerlässlich. Ist der Text nur auf Papier, als gescanntes Bild, als handschriftliche Notiz oder als schlechte Smartphone-Fotografie vorhanden, bedeutet dies einen Mehraufwand – und Mehrkosten: Der Übersetzer muss den Ausgangstext ggfs. entziffern oder abschreiben, schlimmstenfalls versuchen, die Formatierung des Ausgangstextes nachzuahmen, oder mit Legenden und Tabellen arbeiten, um Ihnen eine sichere Zuordnung zwischen Original und Übersetzung zu ermöglichen. Dies verursacht zusätzliche Korrekturdurchgänge, die im Falle einer überschreibbaren Datei entfallen würden. Unbemerkt fließen diese eigentlich branchenfremden Aufgaben in die Kalkulation des Übersetzers ein.

Ebenso kann eine Datei nicht als überschreibbar gelten, wenn das Textverarbeitungsprogramm so verwendet wurde, als handele es sich um eine mechanische Reiseschreibmaschine, jede Einrückung mit Hilfe einer Reihe von aufeinanderfolgenden Tabulatoren erzeugt wird und jede Zeile mitten im Satz mit der Zeilenumbruchtaste abgeschlossen wird, wie wir es tatsächlich auch im 21. Jahrhundert nicht so selten erleben.

Ist das Text oder kann das weg?

CAT-Tools, die heute von allen professionellen Übersetzern verwendet werden, sind ein wichtiges Werkzeug für die Senkung von Übersetzungskosten: Sich im Verlauf eines Textes oder in jedem Ihrer Übersetzungsaufträge wörtlich wiederholende Passagen müssen Sie nicht jedes Mal zum vollen Preis bezahlen. Nicht selten – dies ist von einigen Faktoren abhängig – werden sie nur einmal in Rechnung gestellt oder genießen einen sehr viel geringeren Zeilenpreis. Dies kann zum Beispiel für Ihre immer gleiche Firmenvorstellung in Pressemitteilungen, für Sicherheitshinweise in Ihren B2C-Bedienungsanleitungen oder Arbeitsschutzvorschriften in Ihren Technischen Handbüchern durchaus relevant sein.

Bei Ausgangstexten, die nicht als Datei zur Verfügung gestellt werden, gibt es aber auch Wege, erstaunlich erhebliche Beträge zu sparen: Muss der Übersetzer in einem Produktkatalog lange Zahlenkolonnen von Artikelnummern, Preislisten, Abmessungsvarianten und dergleichen abschreiben, gehören sie natürlich zum übersetzten Textvolumen und werden Ihnen in Rechnung gestellt. Wenn Sie dem Übersetzer erlauben, diese Informationen, die nur von dem Setzer verwendet werden müssen, nicht aber für den fremdsprachigen Text wichtig sind, im Zieltext wegzulassen, können Sie Ihre Übersetzungskosten mitunter halbieren … oder mehr, wenn Ihr Text hauptsächlich aus Zahlen besteht.

An dieser Stelle sei ein Geständnis erlaubt: Wir Übersetzer sind immer ein wenig betrübt, wenn wir spüren, dass unserer Arbeit finanzielles Misstrauen entgegengebracht wird. Die Verunsicherung des Kunden, sein latenter Unmut bei der Frage, ob er sich unseren Einsatz überhaupt leisten kann und sollte, gehören für uns zu den schmerzlicheren Seiten unseres Berufs. Sie dabei zu unterstützen, Ihr Übersetzungsbudget gezielt, angemessen und souverän zu planen und zu gestalten, ohne dabei auf höchste Qualität zu verzichten, ist uns daher ein ganz besonderes Anliegen.

In unserem nächsten Artikel zeigen wir Ihnen, was Sie bei den Kostenvoranschlägen und Angeboten für Ihre Übersetzungsaufträge beachten sollten.